La mancanza di ascolto è una delle maggiori cause di frustrazione in molte persone. Particolarmente in un contesto professionale, l’assenza di feedback dei capi o dei colleghi può avere un forte impatto negativo sulla produttività e sul benessere dei collaboratori.
Quando le persone non avvertono che i loro bisogni e le loro preoccupazioni vengano compresi e valorizzati, si sentono ignorate, non rispettate. La conseguenza negativa è che questo porta con certezza una diminuzione della motivazione, dell'impegno e della produttività. Inoltre, le persone che non si sentono ascoltate possono anche avere sicuramente maggiori probabilità di lasciare l'azienda alla ricerca di opportunità lavorative in cui si sentono più valorizzate.
La mancanza di ascolto può avere anche conseguenze a cascata sull'ambiente di lavoro in generale. Quando le persone non si sentono ascoltate, si abbassa sensibilmente il livello di fiducia nei confronti di tutta l’organizzazione, capi e colleghi compresi, il che può portare a una maggiore tensione e legami più laschi.
Per evitare, contenere e arginare questi effetti, è importante che esistano sistemi e procedure di ascolto attivo e di risposta alle singole preoccupazioni e bisogni. Ciò può essere compiuto attraverso metodi tradizionali quali riunioni regolari, questionari di soddisfazione, o anche semplicemente chiedendo ai collaboratori come stanno e se hanno bisogno di qualcosa; il tutto deve essere però integrato da metodi e supporti tecnologici che assicurino l’efficacia e la tempestività nel ciclo domanda-risposta. Solamente in questo modo è possibile creare un ambiente di lavoro in cui tutti si sentano a proprio agio nel condividere le loro idee e preoccupazioni senza paura di essere ignorati o criticati.
Possiamo riassumere l’insieme delle casistiche di ascolto in alcune classi ben definite:
1. Operatività – Nell’ambito della propria attività ogni persona può avere necessità di supporto da parte di altri colleghi. Il caso classico è quello dell’help desk IT, solitamente il più attivo, che viene ingaggiato quando non si riesce ad accedere ai sistemi oppure per problemi di software o peggio di hardware. Esistono anche problemi che possono riguardare l’ambiente di lavoro in generale, guasti agli impianti elettrici, idraulici, di condizionamento oppure semplicemente la dotazione di cancelleria piuttosto che la pulizia.
2. Sicurezza – Il presidio della sicurezza non fa eccezione in nessun luogo di lavoro. Che si tratti di ambienti di produzione piuttosto che uffici amministrativi è fondamentale che l’attività di monitoraggio e pronto intervento anche su aspetti apparentemente non critici possa essere svolta in maniera costante da tutte le persone dell’organizzazione. In questo senso è necessario disporre di un sistema, che faciliti e acceleri la segnalazione di qualsiasi potenziale pericolo e che generi l’opportuno intervento dei responsabili preposti. Troppo spesso, purtroppo, assistiamo ad incidenti sul lavoro che potrebbero essere evitati o limitati con interventi tempestivi di risoluzione.
3. Formazione – Una delle cause di frustrazione e conseguente abbandono dell’azienda è data dalla mancanza di progetti di formazione e crescita. Non esistono programmi definiti se non quelli previsti dalle norme e neppure canali di ascolto per ricevere indicazioni dalle persone. In questo senso è opportuno predisporre e pubblicizzare eventi formativi ma soprattutto essere disponibili a dare approfondimenti piuttosto che ricevere richieste di iscrizione e feedback per i corsi frequentati.
4. Dubbi e chiarimenti – Una delle maggiori cause di disallineamento informativo all’interno delle aziende è il passaparola che per sua natura è causa di distorsione del messaggio. Se questo poi riguarda la sfera del denaro o dei benefit si assiste alla costruzione di leggende e di storie prodotte dai “creativi”. Una delle priorità da gestire per le aziende è proprio quella di saper rispondere tempestivamente ai dubbi dei colleghi. Un esempio classico è la lettura dei cedolini mensili che scatena spesso dibattiti sull’interpretazione di alcune voci che francamente sono incomprensibili ai più. In questo senso una buona politica costituita da informazione generale affiancata da risposte puntuali alle persone è in grado di arginare qualsiasi fenomeno collaterale di comunicazione. Più ad ampio raggio è opportuno predisporre dei canali di ascolto verticalizzati per accelerare il processo di risposta sui dubbi delle persone, che non risolti portano inevitabilmente alla incrinatura della relazione.
5. Bisogni personali – In ogni momento della vita possono manifestarsi dei problemi, degli inciampi personali più o meno gravi che possano influire sulla psiche e sullo stato emotivo di ognuno di noi generando stati di ansia, stress, negatività. Tutti elementi dannosi per la persona e di riflesso per l’attività lavorativa. In questi casi poter esporre il proprio problema e ottenere sostegno e collaborazione da parte dell’azienda è un elemento di grande conforto che rafforza e consolida il legame. Opportuno quindi dotare le persone di un canale di trasmissione puntuale di queste segnalazioni di disagio, di difficoltà che devono dar luogo ad azioni di risposta molto attente e sensibili. Il terreno è delicato e come tale deve essere opportunamente gestito.
6. Idee e Suggerimenti – Da sempre le aziende invitano i propri collaboratori a fornire indicazioni utili a migliorare la propria organizzazione. Generalmente queste iniziative hanno una bassa adesione per le modalità con cui si svolge il percorso di comunicazione; spesso infatti alcune idee non vengono formalizzate per diffidenza nella catena di trasmissione del contenuto e soprattutto per paura di perderne la paternità. Poter disporre di politiche chiare oltre a supporti di certificazione dell’autore sono elementi fondamentali per dare fiducia e presidio di valutazione di queste importanti indicazioni che al di là del contenuto evidenziano un elevato grado di partecipazione e coinvolgimento delle singole persone.
7. Segnalazioni – Il canale di ascolto può essere anche tremendamente efficace per legare la vita personale a quella professionale. Quante volte nel tempo libero sono state viste situazioni oppure oggetti legati all’azienda? Un caso su tutti è quello ad esempio della contraffazione dove il collaboratore, trovandosi ad esempio presso un punto vendita, può fotografare e segnalare internamente della merce a suo avviso non originale mettendo in moto un sistema di ispezione e verifica a tutela del marchio. Altro esempio di segnalazione in tema più divulgativo può essere quello di un contenuto interessante che si ritiene utile da circolare internamente piuttosto che ricerche o elementi di mercato da trasmettere internamente.
Tutte queste casistiche sono ovviamente non esaustive ma rendono bene idea della vastità di elementi che possono essere trasmessi dai singoli verso l’azienda che deve essere ben organizzata e reattiva nel fornire risposte esaustive, ingaggianti e tempestive.
L'intervento di 1BOARD in questi casi può essere davvero risolutivo perchè consente di presidiare a 360° qualsiasi richiesta o segnalazione di un collaboratore ma non solo, è in grado di attivare prontamente chi deve dare supporto tracciando i tempi di risposta e creando quindi un sis\tema virtuoso di supporto che sia stimolante per tutti.
Qualsiasi richiesta può essere ricevuta da ogni collega in tempo reale e può dar luogo ad una serie di iterazioni direttamente riferite alla segnalazione. Fine del tempo in cui si cerca chi può dare risposte con il bastoncino del rabdomante o con mail e telefonate che non danno feedback. Con 1BOARD tutto è semplice e veloce da gestire.
In conclusione, la mancanza di ascolto è in grado di generare un profondo senso di frustrazione e avere conseguenze negative sulla produttività e sul benessere dei collaboratori in azienda. È importante che manager e colleghi ascoltino attivamente le persone e creino un ambiente di lavoro in cui le idee e le preoccupazioni di ognuno siano opportunamente valorizzate e soddisfatte.
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